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恰到好处的“零”库存

——记我院教务处教材管理员 王秀芹老师

浅秋,艳阳依然高照,如火如荼的新生军训正在进行,绿色军营散发出的青春力量,点燃了校园秋的亮彩。二年级学生的教材已经顺利发放,此时,王秀芹老师一个人坐在诺大的教材书库里,认真翻阅核对着教材发放统计表,对满屋子的书,分专业分类划分存放区域,并熟记在心,为一年级新生教材发放做好细致的准备工作。

四十几岁的王老师,在学校从事教材管理工作已有14年之久。从最初在原潍坊职工大学教务处负责全校高职生的学籍、成绩管理以及日常事务,到2004年开始接手学院的教材管理工作,一个朴实无华的女教工,在这个普通的工作岗位上,十几年如一日,兢兢业业,克己奉公,把看似简单的教材管理工作做出了文章,干出了成绩,以实际行动践行作风建设,成为我们身边的模范。   

新岗位迎新挑战

2004年原潍坊农校与潍坊职工大学两校实质性合并后,王老师服从领导安排,专职从事教材管理工作。在愉快地接受了新的工作安排后,王老师回忆说:“开始对这份新工作认识不足。以前没有接触到教材管理工作,想当然地认为比较简单。但接手后才发现,要善始善终、微(零)失误做好这份工作,还真不是件容易事。我暗暗下了决心,从头做起,在最短的时间内熟悉新工作并快速进入角色,做最好的自己。”   

为了尽快熟悉工作,周末她把孩子带来学校安顿好,自己呆在书库里继续整理和熟悉教材。“好在那时还年轻,多一点时间熟悉教材,工作就会更快地上手。”这个过程中,她尽量做到熟悉具体专业使用的版本是哪个,入库位置在哪儿,已入库多少,还有多少没入库原因是什么,是否能开学前都到位,这些都要做到了然在胸。十几年来这个习惯她也一直保留着,把可能出现的情况和问题做到未雨绸缪,避免工作的无序、慌乱和重复无效。   

2015年滨海校区公寓选房正值新生教材发放时,为了不影响工作进度,她委托家人去办理,自己跟没申请公寓的臧英老师在滨海发放了新生各班级的教材。2016年暑假,她去滨海校区整理教材入库,返回途中突遇事故,王老师受了伤,但考虑到教材订购等工作一直是她一人经手,别人一时难以接手,为了不影响工作她就一直坚持到给学生发完大部分教材,在领导催促下才休息了几天。这许多年来,只要教材供应没结束,教材推荐表、订单等与教材有关的资料王老师都是随身携带,便于及时掌握教材订购进程和随时随地进行教材订单调整。   

变革实干出成绩

自从接手教材管理工作,王老师广泛征求师生意见,虚心请教兄弟院校的同行,结合学院实际情况,理清了工作思路,调整了教材管理方法,较短时间内解决了教材发放中存在的问题,树立了教务处教材管理严谨、实事求是的好形象,获得了老师和同学们的充分肯定。   

为了避免因课程安排有变化、提前发下去的教材用不上,或者因提前预定多年级教材造成版本老旧、跟不上形势发展的浪费现象,王老师着实费了一番心思,在多方请教和借鉴经验的基础上,她打破常规,确定了新的教材管理办法:每学期确定开什么课就订什么书,依据学生实际数量来确定多少,不多订多发一本,做到教材当季入库、当季出库,不跨季订购,老生不留库存,新生尽量少留库存。这个新的细致而缜密的管理办法,意味着王老师要加倍付出很多的心血。   

以前高职在校生只有数千人,后急剧膨胀到现在的近15000人,加上二级学院分布在两个校区,为教材管理带来诸多不便和难度,工作量增加了不少。为了不耽搁学生用书,必须在每学期开学前2-3天内把240多个班级的教材全发下去。一次性面对9万册教材400-500个品种,只能白天在滨海发放,晚上去奎文发放,中午仅有20分钟时间吃饭,为了节约时间就用方便面应付了事。“晚上从滨海回来一下班车就先去发书,一直发完才能回家吃饭。发书期间不停地开包、点数、吆喝学生,累的我一句话都不想多说。”王老师每每想到最忙碌的那些天,她自嘲道:“我想当时的自己一定是非常狼狈的。好在有教务处同事的帮忙,我才得以应对忙乱的场面,保证了教材的顺利发放。”   

通过几年的教材管理,王老师摸索出了一套适合自己的管理方法。平时多争取二级学院的老师的支持,注意及时收集班级人数变化情况、如退学、休学、当兵的情况,做到工作有的放矢,系统条理,才能达到质量与效率兼顾的效果。   

一丝不苟严把关

学院高职教材管理工作一直是王老师专职,十多年来,经手的入出库教材150多万册,教材金额达4000多万元,并为2005届至2017届共十三届毕业生结清了费用。没有出现过一次漏定、错定等工作事故,保证了学生和教师按时领到教材,稳定了教学秩序。   

教材管理工作性质决定了必须要利用寒暑假进行教材的订购和入库工作。多年来,王老师牺牲了寒暑假休息时间,与供书商密切联系,及时报单、核对,入库、整理分类,及时通知任课教师领取教本,掌握教材到货情况、询问未到教材的原因并及时做作出应对措施,把可能出现问题的环节逐一核查,保证了教材供应按时到位。   

工作中,她严格遵守财务制度,建立健全了教材发放明晰帐、入库出库帐,教师领用教材明晰帐等一系列原始账目,做到入出库的每一份资料、每一本教材都有帐可查、有据可依,零星的教材出售都记录在帐,做到了帐目清晰,原始材料齐全。在教材征订中,严格把关,保证了优质教材进课堂。在教材订购和发放工作中,认真清查与核实,做到准确无误,力求所订教材数量恰到好处,达到“零”库存的理想目标。   

“我始终认为每一位教职工都代表学院的形象,不管是与书商还是出版社打交道,我都坚持原则,坚守底线,拒绝诱惑,规规矩矩做事,坦坦荡荡为人,尽心尽力做好本职工作。这是自己的本分,别无他求。”王老师淳朴的语言中,透着坚定正直。   

“学生是祖国的花朵,每每听到他们郎朗的读书声,让人心生安慰。”王老师脸上露出满足的笑容。普通的教职员工,在普通的工作岗位上,如何立足本职,把枯燥无味的小事做好做细,在平凡工作中体味乐趣,在平凡中折射出灵净的光彩,王老师小中见大的做法,是值得每个教职工思考和借鉴的。   

正值学院优质校建设全面铺开,每个教职工都是学院的主人,都代表学院的形象,不管在任何岗位,当你以饱满的热情投入到学院建设中,尽自己最大努力为学院建设发展献出一份绵薄之力时,明日花开,自有属于你的芬芳。   

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